E-Mail schreiben – so geht´s

In der Arbeitswelt sind E-Mails nicht mehr wegzudenken. Jeder Erwachsene geht ganz selbstverständlich damit um und regelt offizielle und inoffizielle Dinge damit. Bei Kindern und Jugendlichen sieht das inzwischen anders aus. Sie kommunizieren hauptsächlich über soziale Netzwerke und nutzen zum Austausch Instagram, WhatsApp oder Tik Tok. Viele von ihnen haben gar keine eigene E-Mail-Adresse mehr und wissen nicht, wie sie damit richtig umgehen sollen. Dabei gehört die richtige Form der Kommunikation auch zur wichtigen Sozialkompetenz.

E-Mail schreiben hat Briefe abgelöst

Sowohl persönliche Briefe als auch Geschäftsbriefe werden fast ausschließlich als E-Mail verfasst. Undenkbar, dass eine Bewerbung bei einem Arbeitgeber über Instagram geschieht. Und auch Messenger wie WhatsApp, Wire oder Threema nicht dazu geeignet, wichtige Informationen auszutauschen oder Dokumente zu übersenden. Das Mittel der Wahl ist heute ganz selbstverständlich das E-Mail schreiben.

E-Mail schreiben

Bei Jugendlichen nicht mehr in Mode

Genauso wie Facebook inzwischen der älteren Generation zugeordnet werden kann, ist das bereits auch mit dem E-Mail schreiben. Viele Kinder und Jugendliche haben keine eigene E-Mail-Adresse, weil sie sie einfach nicht benötigen. Es erscheint ihnen viel zu kompliziert, sich solch eine Adresse einzurichten. Sie wissen nicht was seriös ist und haben auch Schwierigkeiten damit, E-Mails auf dem Smartphone abzurufen. Daher wählen Sie den einfachsten Weg und das sind die sozialen Netzwerke. Doch in vielen beruflichen Situationen ist das keine gute Idee.

E-Mail schreiben ist seriös

Die elektronische Post hat eine ganze Menge von Vorteilen, die sich im Laufe der Jahre herausgebildet haben. Sie gilt als seriös, salonfähig und verlässlich. Sowohl die Adressaten als auch der Absender sind je nach Wunsch für alle einsehbar oder versteckt. Seriöse E-Mail-Adressen verändern sich inzwischen kaum noch, sodass Benutzer jahrzehntelang darunter erreichbar sind. Ein bisschen wie die Festnetz Telefonnummer, die auch nur selten verändert wurde und zu jedem neuen Anbieter mitgenommen werden kann.

Das sind die Vorteile der E-Mail

  • papierlos
  • blitzschnell
  • an viele Personen gleichzeitig verwendbar
  • archivierbar
  • verschlüsselbar
  • kann Anhänge mit versenden
  • kostenlos

7 Schritte zum E-Mail schreiben

1. Seriöse Adresse

  • Zum Verfassen einer E-Mail ist ein gewisses Grundwissen notwendig. Zunächst einmal brauchen Kinder und Jugendliche eine eigene, seriöse Adresse, beispielsweise bei web.de, GMX oder T-Online. Hier sollten Sie keinen Fantasienamen wählen, sondern auch etwas lebenslang Nutzbares. Anstatt des Dragon Boys wäre eine Variante des Namens besser, zum Beispiel [email protected]

2. Betreff nutzen

  • In der E-Mail sollte der Betreff kurz und knapp, aber mit einer sinnvollen Information, ausgefüllt werden. So kann der Empfänger sie immer schnell wiederfinden.

3. Richtige Anrede

  • Bei einer persönlichen E-Mail kann die Anrede wegfallen oder lapidar ausfallen, bei einer geschäftlichen E-Mail gelten dieselben Regeln wie bei einem Brief. Hier wird mit sehr geehrte Frau oder sehr geehrter Herr angesprochen.

4. Klarer Inhalt

  • Anschließend folgt der Text mit dem Anliegen. In einer geschäftlichen E-Mail wird kein Small Talk gemacht, sondern der Verfasser kommt möglichst schnell aber freundlich zum Thema.

5. Ton der E-Mail

  • Der Ton beim E-Mail schreiben sollte respektvoll, freundlich und bestimmt sein. Wird eine Antwort erwartet, sollte das auch im Text stehen. Ebenso, wenn es um bestimmte Zeiträume geht, die sollten aufgeführt werden.

6. Richtig abschließen

  • Zum Abschluss gehört eine freundliche Verabschiedung, die je nach Anlass persönlicher oder distanziert gehalten werden kann.

7. Auf Nummer sicher gehen

  • Wenn es sich um eine wichtige geschäftliche E-Mail handelt, kann die Empfangsbestätigung aktiviert werden. So bekommt der Sender eine Nachricht, wenn seine E-Mail abgerufen wurde.
E-Mail schreiben
Wie mache ich das bloß?

E-Mail schreiben muss geübt werden

Ebenso wie bei einem Brief oder einer Postkarte muss auch das Schreiben einer E-Mail ab und zu geübt werden. Nutzen Sie entsprechende Gelegenheiten mit Ihrem Kind und schreiben Sie künftig E-Mails gemeinsam. Je besser Ihr Kind die Technik beherrscht, desto eher darf es auch schon mal ganz alleine eine E-Mail schreiben und verschicken.

Achtung: Ihr Kind sollte seine E-Mail-Adresse nur bekannten und vertrauten Personen weitergeben. Auf keinen Fall gehört sie in irgendwelche Chatrooms, sollte nicht bei Onlinespielen verbreitet oder bei Anmeldungen angegeben werden.

Mein Tipp: Es kann sehr sinnvoll sein, zwei verschiedene E-Mail-Adressen zu haben und je nach Bedarf zu verwenden. Die eine Adresse ist nur seriösen Anliegen vorbehalten, die andere kann auch im Internet verbreitet und unter Umständen für Werbezwecke gebraucht werden.